Защо трябва да спрете да използвате Excel?

Когато някой потребител ме помоли за помощ, като каже изречение, което започва с "Имам споделен лист на Excel, който..." или "Имам Excel с макрос, който...", лично на мен първото нещо, което ми идва наум, е "Не използвате правилния инструмент". Имате нужда от нещо, нещо, което може би дори не знаете, че ви е необходимо (вероятно база данни или софтуер), което трябва да покрие тази функция. А как да разберете дали имате нужда от друг инструмент?

Неща, които компанията не трябва да прави с Excel

- Направете своите изчисления (структури, инсталации, инфраструктури...) в Excel.

- Изготвяне на оферти, управление на поръчки, стартиране на известия за доставка с Excel.

- Изготвяне, споделяне и съхраняване на отчети и справки в Excel.

- Управление на проекти с Excel, Kanban в Excel, Gantt в Excel.

- Проследяване на персонала, отсъствията, работните часове и отпуските в Excel.

- Съхранява информация за клиенти и доставчици в Excel.

- Базирайте счетоводството и стратегическото си планиране на Excel.

Но това не е всичко - ето 6 причини, поради които трябва да спрете да използвате Excel и да потърсите инструмент, който по-добре отговаря на нуждите ви.

1. Excel е проста таблица. Нищо не ви предпазва от погрешно въвеждане на грешна клетка или от преместване или копиране на данни и загуба на данни.

2. Бързината на работа с електронна таблица на Excel не може да се сравни с тази на използване на инструмент за разработка. Операции като търсене в няколко хиляди реда, които са прекалено скъпи в Excel, се изпълняват без усилие в софтуера. Когато правите заявка с Excel, това отнема средно 3 минути, докато с друг софтуер можете да направите същата заявка за 0,3 секунди.

3. Листовете на Excel могат да бъдат много големи и да натрупват огромни количества данни. Но дори и така, това е нищо в сравнение с това, което може да се съхранява в разработена база данни. Освен това, дори и да можете да съхранявате големи количества данни в Excel, не можете да управлявате данните правилно, търсенето е бавно и е лесно да се допуснат грешки и да се получат грешни резултати.

4. В лист на Excel не можете да извършвате никакви автоматични действия или да получавате вътрешни предупреждения. Системата е пасивна, тя не ви информира и не извършва действия, можете само да въвеждате и да попълвате/търсите данни. За разлика от това, при разработването на софтуер може да се обмислят произволен брой работни процеси, независимо от тяхната сложност (това не е възможно при електронна таблица).

5. Листът на Excel не е нищо повече от таблица. Колкото и да го оцветявате или да променяте свойствата му, той никога не може да се сравни с интерфейса, който можете да получите с приложение или уеб.

6. При разработването на софтуер определяте кои потребители или групи потребители имат достъп до каква информация и какви действия може да извършва всеки от тях.

Тази сигурност не е възможна при лист на Excel. Листът на Excel е труден за побеждаване противник. На първо място, защото използването му е вкоренено в потребителя. Те смятат, че могат да го персонализират, да го конфигурират според нуждите си. Той е прост, познат, удобно им е да го използват. Проблемът не е в листа на Excel, който иначе е наистина страхотна и мощна програма (хайде, най-накрая признах това, дълбоко в себе си също го обичам).

Проблемът е в използването и злоупотребата с листове на Excel. Както казваше майка ми, когато имаш само една въдица, изведнъж всичко ти се струва като кука. Накратко, електронните таблици са програми, които ни позволяват бързо да сглобяваме "малки инструменти". Всеки път, когато някой използва лист от Excel, това е, защото програмата (или, в този случай, разработчикът) не му е предоставила това, от което се нуждае. Електронната таблица на Excel е ресурсът, към който се обръщате, когато нямате "нищо по-добро".

Следователно в рамките на непрекъснатото усъвършенстване листът на Excel винаги ще бъде едно от слабите звена и неизбежно ще бъде премахнат.

Освен за бързи изчисления или изготвяне на няколко графики, не би трябвало да се налага да използваме листове на Excel. Тя може да бъде полезна и като начертание или първо решение на това, което по-късно ще се превърне в конкретна разработка, но електронната таблица никога не трябва да се разглежда като постоянно решение. Още по-малко като оптимално или желано решение. Разбира се, в никакъв случай не бива да базирате основните процеси на вашата бизнес система на електронни таблици в Excel.